30.06.2016 Конференц-залы в гостиницах

Одной из главных задач при организации деловых мероприятий является поиск подходящей площадки для их проведения. Очень крупные компании могут иметь собственную площадку. Средний, а тем более малый бизнес, не могут себе этого позволить. Кроме того, даже при наличии собственных площадок, формат мероприятия иногда заставляет заниматься поиском более подходящего места. И тогда на выручку приходят гостиницы, имеющие свои конференц-залы.

Конференц-залы в отелях обычно используют для проведения съездов, семинаров, тренингов, форумов. в большинстве случаев половина участников подобных мероприятий приезжают из-за границы или из регионов. Поэтому очень удобно арендовать вместе с конференц-залом и номера в гостинице для размещения приезжих гостей.

Кроме самого помещения гостиницы обычно предоставляют множество сопутствующих услуг. Например, техническое обеспечение, кейтеринг,  развлекательные и экскурсионные программы.  Подобные услуги могут быть собраны в «пакеты» с различной комплектацией или предоставляться независимо друг от друга.

Проводимые в конференц-залах гостиниц мероприятия условно можно на несколько групп.

• Крупные статусные мероприятия (международные, межотраслевые и т.п.) с участием более 100 человек.

• Средние по величине мероприятия обычно проходят при участии от 40 до 150 человек. Обычно это съезды или конференции средней величины. Также такие площадки могут использоваться как дополнительные при проведении крупных форумов.

• Малые по величине мероприятия рассчитаны на 10-40 человек. Это могут быть переговоры, совещания, съезды. Очень часто под такие размеры подходят тренинги.

При аренде конференц-залов в гостинице нужно обращать внимание на следующие детали:

• транспортная доступность места проведения мероприятия, удаленность от метро;

• конференц-зал должен быть расположен обособленно от номеров, других залов, любых скоплений народа, которые не имеют отношения к вашему мероприятию;

• желательно, чтобы у зала было фойе, чтобы участники не мешали друг другу, и имелось достаточно места;

• желательно наличие вспомогательных помещений, где можно разместить оргкомитет, хранить привезенное оборудование и т.п.

Предоставление конференц-залов в аренду – обоюдовыгодное сотрудничество. Для гостиниц это не только прямая прибыль от аренды, но и повышение лояльности, продажа дополнительных услуг. А для арендатора это высокий профессиональный уровень и забота об участниках мероприятий.